Tout comme un mariage, un baptême ou tout autre événement familial, organiser un événement professionnel, c’est avant tout organiser une réception. Il y aura des invités prestigieux qu’il faudra sans doute convaincre. C’est la raison pour laquelle il ne faut en aucun cas prendre à la légère la préparation. Qu’il s’agisse d’un séminaire, d’une réunion professionnelle ou d’un évènement festif dans un cadre professionnel, il faudrait que ce soit sensationnel. Si vous êtes aujourd’hui chargé d’organiser un tel événement, découvrez ici nos conseils pour que ce soit une réussite en Haute-Savoie !
Plan de l'article
Le choix de la salle de conférence
Lorsqu’on organise un séminaire d’entreprise ou n’importe quel autre événement professionnel, l’objectif est avant tout de quitter l’environnement de travail. Il faut donc trouver un endroit propice pour accueillir le type d’événement. Pour une réunion professionnelle, un grand espace fermé et calme avec une grande table sera amplement suffisant. Mais pour un séminaire ou un évènement festif dans un cadre professionnel, il faut une véritable salle de réception.
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Le premier critère lors du choix d’une salle de conférence est sa localisation. La réception doit se faire à proximité du lieu de travail pour que les convives puissent s’y rendre rapidement et facilement. Si le lieu de travail est en Haute-Savoie, vous pouvez choisir une salle de conférence à Annecy. C’est un axe en Haute-Savoie. Et il faut dire que c’est l’un des meilleurs emplacements de la région.
Le nombre de convives est aussi important lors du choix de la salle. La taille de la salle de conférence ou de la salle de réception dépend entièrement du nombre de convives. Plus les convives sont nombreux, plus la salle doit être grande. La salle de conférence doit aussi disposer d’autant de places assises que le nombre de convives.
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La décoration
La décoration n’est peut-être pas très importante dans le cadre d’une réunion purement professionnelle. Mais pour les séminaires et les évènements festifs, c’est un aspect à ne pas négliger. La décoration doit être en rapport avec l’évènement tout en évoquant une sensation de festivité. C’est important pour mettre les convives dans le bain et faciliter la communication.
En tant qu’organisateur de cet évènement, vous pouvez vous occuper vous-même de la décoration. Mais avez-vous le talent et la créativité nécessaire pour cela ? En cas de doute, la meilleure chose à faire est d’engager un professionnel. Il existe effectivement des professionnels qui se sont spécialisés dans la décoration évènementielle. N’hésitez pas à en engager un pour assurer la réussite du projet.
La nourriture et les boissons sont très importantes pour ce genre d’événement. Qu’il s’agisse d’un évènement familial, social ou professionnel, les convives doivent toujours avoir quelque chose à se mettre sous la dent. Même pour les réunions, il faut au moins des bouteilles d’eau et des amuse-gueules. Mais si l’événement dure plus d’une demi-journée, il faut penser à préparer des plats plus quantitatifs.
Il existe des salles de conférence/réception qui proposent dans leur formule le service traiteur. Mais ce n’est pas courant. Il faut donc aussi prévoir un traiteur pour que l’événement soit réussi. Il faut aussi discuter préalablement du menu avec le traiteur. Le menu choisi doit dépendre du type d’événement. Le traiteur peut vous conseiller sur les choix à faire à ce niveau.
L’animation (si besoin)
Pour les évènements plutôt festifs, il faut aussi prévoir une animation. Il faut évidemment un conférencier qui anime les convives avec ses paroles, mais pas que… Il faut aussi de la musique pour mettre les convives dans leur aise. La musique, c’est important pour qu’un événement soit réussi, mais ce n’est pas forcément nécessaire dans le cadre d’une réunion professionnelle.
Pour cette animation musicale, il est courant de solliciter le service d’un DJ. C’est un expert dans le domaine et il sait animer les gens. Mais on voit de plus en plus des orchestres dans ce type d’événement. C’est assez inhabituel pour les convives, mais ils seront épatés.
Le transport : à ne pas négliger
Enfin, il y a le transport qu’il ne faut pas négliger dans l’organisation d’un évènement professionnel. Il y a sans doute parmi les convives des personnes habituées à prendre le transport en commun pour se rendre au travail. Il faut prévoir une alternative pour ces personnes.
L’organisation du transport a aussi pour objectif de minimiser l’impact carbone de l’évènement. Au lieu de laisser chaque convive prendre leur voiture, des bus peuvent être affrétés pour l’ensemble des invités. Le covoiturage est important pour minimiser la pollution du transport.
