Comment utiliser le diagramme de Gantt ?

Utiliser le diagramme de Gantt pour allouer du temps

Le diagramme de Gantt est l’une des méthodes de gestion de projet les plus courantes et les plus efficaces pour présenter les tâches en temps opportun . Dans les projets, cette chronologie sous la forme d’un diagramme de gant/Gantt ou de chronologie est depuis longtemps indispensable.

La structure de répartition du travail (WBS) est généralement utilisée pour la planification initiale du projet. Il s’agit d’un projet dans sa structure approximative avec tous ses paquets de travail et tâches et est donc idéal pour la planification du contenu. Cependant, il est moins adapté à la planification et à la planification. À ce stade, le diagramme de Gantt entre en jeu comme un calendrier.

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• • Diagramme de Gantt : origine et application
  • Composantes du diagramme de Gantt
  • Avantages et inconvénients de la vue
  • Créer un diagramme de Gantt
  • Diagramme de Gantt pour petits et grands projets

Diagramme de Gantt : origine et application

En raison de sa structure, le diagramme de Gantt relie les activités (énumérées à gauche) à des périodes précises (en haut de gauche à droite). Chaque activité est affichée sous la forme d’une barre indiquant la date de début, la durée et la date de fin .

Les branches originales du diagramme du Gantt remontent à l’ harmonogramme développé par l’ingénieur polonais Karol Adamiecki en 1890. Son invention a été utilisée dans les laminoirs à métaux, les ateliers d’usinage, les usines chimiques, l’agriculture et l’exploitation minière, ce qui a entraîné des gains de performance de 100 % à 400 % .

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Vingt ans plus tard — vers 1910 — l’ingénieur mécanique américain Henry Gantt développe son propre diagramme. Il l’a utilisé principalement pour la réservation automatique et la planification des commandes. En conséquence, la méthode a changé dans le monde occidental établi.

Les informations suivantes peuvent être lues à partir d’un diagramme de Gantt.

• Dates de début et de fin d’un projet
• Tâches de projet avec dates de début et de fin planifiées
• Durée estimée de chaque tâche
• Tâches intersectes/liées et chemin critique
• Jalons importants dans le cours

Composantes du diagramme de Gantt

En général, un diagramme de Gantt se compose de six parties  :

Dates	Les dates de début et de fin indiquent le début et la fin du projet
Tâches	Les projets consistent en un certain nombre de tâches subordonnées, et la liste structurée dans le Gantt ne crée aucune activité dans le Gantt Planification oubliée
Délai estimatif	Ces informations peuvent être utilisées pour s’assurer que chaque tâche est terminée dans les délais prévus. En outre, l’achèvement prévu de l’ensemble du projet peut être surveillé.
Dépendances	Certaines tâches ne peuvent être effectuées que lorsqu’une autre est effectuée. Ces relations entre les activités sont également présentées
Progrès	Souvent, les colorations des barres indiquent l’avancement des tâches — de sorte que vous pouvez voir comment le projet est en cours de développement et quelles tâches ont déjà été accomplies
Date actuelle	Une ligne verticale qui s’étend sur l’ensemble du graphique marque l’heure actuelle sur le plan et fournit une vue d’ensemble de l’avancement

Avantages et Inconvénients de la vue en bar

Avantages

Ce n’est pas pour rien que le diagramme de Gantt est un must dans la gestion de projet. Ceci est inclus dans la présentation :

Clarté sur les progrès

Tout en un coup d’œil : un énorme avantage est la vue d’ensemble qu’il offre. Un projet entier peut être présenté de manière compréhensible et vivante dans son calendrier. Même pendant la mise en œuvre, vous avez une vue d’ensemble idéale de l’ état actuel . Ainsi, vous savez toujours dans quelle phase du projet vous êtes et comment les tâches sont réparties.

Le diagramme de Gantt impressionne également par les relations prédécesseurs et successeurs et les jalons. Cela vous permet de définir des dépendances (dépendances de tâches ) entre des tâches individuelles qui sont associées les unes aux autres. Une fois le prédécesseur terminé, vous pouvez commencer par le successeur. Jalons peuvent être utilisés pour Marquer des points de référence au cours du projet.

Communication ciblée

Grâce à une vue d’ensemble complète, les équipes peuvent réduire le nombre de réunions et tenir facilement à jour les informations sur l’état du projet. Les employés peuvent voir quelles tâches ils ont combien de temps pour et peuvent donc s’organiser eux-mêmes.

Les progrès sont enregistrés et visibles. Il peut également être utilisé comme base idéale pour communiquer avec les parties prenantes et les clients, car le Gantt présente le plan du projet d’une manière compréhensible.

Motivation plus élevée dans l’équipe

La présentation simple et compréhensible donne aux employés un meilleur aperçu de la performance globale . Non seulement ils se limitent à leurs tâches, mais ils saisissent également la « vue d’ensemble » et obtiennent des réponses à des questions telles que :

• ce que La tâche est particulièrement importante pour le moment ?
• Pourquoi des retards sont-ils survenus ?
• Quelle est la meilleure façon de travailler au niveau actuel  ?

Comprendre l’importance de son propre travail et l’image d’ensemble favorise le sens de l’équipe de nous, les collègues se sentent appréciés.

Gestion simplifiée du temps

En plus de mieux organiser les employés eux-mêmes, un Gantt peut mieux coordonner le plan du projet par le gestionnaire. Le diagramme de Gantt permet de fixer des délais réalistes , y compris des tampons, et d’établir un calendrier de projet structuré.

De plus, des plans clairs empêchent d’autres projets qui exigent également des ressources et du temps d’être entravés. Parce que les diagrammes de Gantt enregistraient souvent aussi les ressources requises.

Flexibilité

Presque aucun projet est exactement comme prévu. Qu’il s’agisse de changer les conditions du cadre, de l’influence des clients, des employés ou de la direction, vous devez souvent faire face à des changements imprévisibles dans la gestion de projet.

Pour cette raison, la planification doit pouvoir être ajustée de manière flexible à tout moment . Grâce à la bonne vue d’ensemble, les tâches et les ressources peuvent être facilement changées selon les conditions nécessaires.

« Un plan qui ne peut pas être changé est mauvais. » — Publilius Syrus

Inconvénients

Complexité croissante

L’ avantage d’une vue d’ensemble complète peut également devenir rapidement un inconvénient. Pour les grands projets avec de nombreuses tâches et ressources, le diagramme peut être très grand, et donc déroutant et difficile à comprendre . Il est donc important de penser à des tâches et des tâches subordonnées significatives.

Linéarité

Le diagramme de Gantt ne peut être utilisé avec succès que s’il est affiché sous forme linéaire . Cela signifie que même au début du projet, il doit y avoir une idée approximative du résultat final et des étapes nécessaires. Cependant, il peut être moins pratique pour les commandes sans résultat final spécifique requis .

Charge de travail accrue

L’ avantage de la flexibilité peut également se transformer en désavantage. En cas de changement dans le projet, le calendrier du diagramme de Gantt doit également être ajusté. Cependant, la structure et la maintenance de tels diagrammes facilitent considérablement les logiciels de gestion de projet aujourd’hui.

Créer un diagramme de Gantt

Modèle de Gantt pour Excel

Vous pouvez créer un diagramme de Gantt de plusieurs façons. De nos jours, cela se fait principalement via un outil de gestion de projet. Dans certains cas, des modèles Excel sont également utilisés. Ces ont l’avantage qu’ils sont disponibles en téléchargement sous diverses formes sur Internet, par exemple directement auprès de Microsoft ou d’autres fournisseurs.

Les inconvénients de la création d’un diagramme de Gantt avec Excel sont qu’Excel est relativement statique et ne peut donc pas fournir d’informations supplémentaires de manière flexible. De plus, l’affectation à des employés individuels ou des dépendances entre les tâches n’est pas si facile. C’est plus facile avec les outils professionnels de gestion des matières.

Créer un diagramme de Gantt avec le logiciel PM

La création d’un diagramme de Gantt  dans le logiciel de gestion de projet factro facilite la cartographie graphique des calendriers des projets et les suivre clairement d’un coup d’œil . De plus, vous pouvez identifier directement les tâches qui ont déjà été accomplies, celles qui sont en cours et qui sont encore planifiées.

Donc, tous Les participants au projet ou les clients immédiatement à jour. Les tâches critiques peuvent être rapidement identifiées et gérées dans le contexte global. Vous pouvez déplacer complètement une barre de tâches sans modifier sa durée. Vous modifiez la durée au début de la barre de début et à l’heure de fin.

Si vous déplacez des packages de tâches ou des projets entiers sur la chronologie, toutes les tâches sous-jacentes se déplacent en bloc. Encore une astuce : Si vous utilisez le Gantt comme plan de projet, vous pouvez le réutiliser pour le prochain projet aux périodes que vous avez définies en l’enregistrant comme modèle. Déplacer les tâches connexes si facilement .

Déterminer les relations prédécesseur/successeur

Planifiez le flux de vos projets encore plus soigneusement — avec les relations prédécesseurs et successeurs. Avec ces , factro vous accompagne dans votre projet pour lier les tâches dans une séquence significative. En survolant les barres des tâches, vous verrez les tâches prédécesseurs possibles que vous pouvez sélectionner en un seul clic.

Immédiatement, on vous suggère des tâches de successeur possibles que vous n’avez qu’à sélectionner — et la relation/dépendance est définie. Cela vous permet de voir toutes les connexions dans le projet en un coup d’œil, d’identifier les séquences critiques (flèches rouges) et de les ajuster facilement par glisser-déposer .

Définir les jalons

projets contiennent souvent des points de repère importants tels que les phases de projet, les délais de livraison ou les réunions. Les jalons vous aideront à améliorer votre projet , motiver votre équipe et garder une trace des étapes importantes. Dans le diagramme du Gantt, ceux-ci sont marqués d’un diamant Les .

Imprimer le graphique de Gantt

Vous pouvez également imprimer le diagramme de Gantt pour les réunions hors ligne, les tableaux de planification ou la distribution. C’est facile en factro :

• Pour ce faire, accédez à l’icône d’engrenage
• Sélectionnez « Imprimer  »

Diagramme de Gantt pour grands et petits projets

Le diagramme de Gantt convient mieux aux grands projets où de nombreuses tâches s’exécutent simultanément. Toutefois, en ce qui concerne la méthodologie de travail , le graphique peut également apporter des avantages aux petits projets.

Dans les petits projets, il est souvent planifié du point de vue du calendrier, ce qui signifie que cela dépend du temps libre dans le calendrier. Mais l’état d’esprit inverse est beaucoup plus utile. Avec les listes de diagrammes de Gantt d’abord sur ce qu’il faut faire et seulement plus tard quand le faire. Cette approche conduit à une réflexion axée sur les résultats.

En résumé, les caractéristiques du diagramme de Gantt sont les suivantes :

• Calendrier de toutes les composantes du projet
• Vue d’ensemble des périodes, des dates de début et de fin
• Chemin critique toujours en vue
• Dépendances (dépendances de tâches) entre lesprédécesseurs et les successeurs
• Jalons pour les points de référence clés

En raison de sa présentation, un diagramme de Gantt est idéal pour les projets comportant de nombreuses tâches parallèles, ainsi que pour les tâches qui sont différentes les unes des autres. pour obtenir le résultat souhaité. Les petits projets peuvent également bénéficier du diagramme de Gantt, car il permet une planification claire et précise.

Un logiciel de création de diagrammes de Gantt

Il n’y a rien de comparable au diagramme de Gantt pour réaliser une gestion de projet des plus optimales. Employé par de nombreux professionnels, tous secteurs confondus, ce système a fait ses preuves depuis longtemps et l’on continue à l’utiliser tel quel, du fait qu’il n’y a rien à y ajouter. C’est ce qui le rend si exceptionnel et si précieux auprès des chefs de projet, qui ont affaire à différentes équipes qui sont parfois disséminées sur plusieurs lieux de travail différents, dans différentes villes, c’est que cela leur permet de coordonner les tâches de tout le monde. Cela permet aussi de donner une ligne directrice à chacun. Pour cela, utiliser un logiciel pour créer des diagrammes de Gantt est ce qu’il y a de plus efficace. D’une part on gagne en lisibilité, et donc en compréhension de la part de ceux qui ont des tâches à faire pour que le projet soit mené à bien, d’autre part on gagne un temps considérable. Or en matière de gestion de projets professionnels, le temps et sa maîtrise sont des critères importants. On peut certes jouer avec les deadlines, les repousser pour donner du temps à ceux qui en ont besoin, mais tout cela doit être finement pensé.