Si vous voulez que votre équipe travaille ensemble et atteigne ses objectifs de manière efficace, vous avez certainement besoin d’un espace de travail collaboratif virtuel.
Pour créer un espace de travail collaboratif où les employés peuvent interagir en ligne, il est nécessaire d’opter pour les bons outils logiciels. Actuellement, le marché des logiciels collaboratifs offre un grand nombre d’options différentes, y compris des solutions bien connues comme Google Workspace et Microsoft 365. Malgré leurs nombreuses fonctionnalités, ces outils ne sont pas le meilleur choix pour les équipes et les entreprises qui s’inquiètent de la confidentialité de leurs données. Un autre problème est le coût. Google n’a pas de plan gratuit et Microsoft augmente constamment ses prix.
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Plan de l'article
Créez votre propre environnement de collaboration avec ONLYOFFICE Workspace
Si vous avez besoin d’un logiciel fiable pour créer un environnement collaboratif, ONLYOFFICE Workspace est une option qui mérite d’être essayée. Cette solution est probablement moins connue que ses concurrents Google et Microsoft, mais elle offre le même niveau de fonctionnalité et des fonctions de sécurité plus avancées.
ONLYOFFICE Workspace est une solution de productivité d’entreprise open-source qui comprend une suite bureautique en ligne et un ensemble d’applications pour une gestion d’équipe efficace et une collaboration en ligne. Tous les composants sont accessibles via une interface unique, de sorte que vous n’avez pas besoin de passer d’un outil à l’autre pour accomplir votre travail.
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ONLYOFFICE Workspace est une solution auto-hébergée, ce qui implique un contrôle total sur vos données. La version cloud de la solution est également disponible et vous permet de ne pas vous soucier des mises à jour régulières et de la maintenance.
La plateforme se compose de plusieurs modules fonctionnels qui vous permettent d’effectuer différentes tâches.
Documents
ONLYOFFICE Workspace est équipé de sa propre suite bureautique open-source, ONLYOFFICE Docs, qui vous permet de créer et d’éditer des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires et de travailler avec des fichiers PDF directement dans votre navigateur web. La suite bureautique offre une interface basée sur un ruban avec des onglets, de sorte que les utilisateurs de Microsoft Office la trouveront certainement facile à utiliser.
Les fonctionnalités collaboratives offertes par ONLYOFFICE Docs sont impressionnantes. Vous pouvez partager des documents avec d’autres utilisateurs en utilisant différents droits d’accès (par exemple, accès complet, lecture seule, commentaires, révisions, remplissage de formulaires ou choisir des filtres personnalisés pour les feuilles de calcul, etc.) et les éditer simultanément en temps réel dans l’un des deux modes de co-édition, Rapide et Strict. Vous pouvez également suivre et examiner les modifications apportées par vos co-auteurs, laisser des commentaires pour eux et communiquer dans le chat intégré. Les fonctions d’historique des versions vous permettent de parcourir toutes les versions antérieures de vos documents et de les restaurer si nécessaire.
Projets
Ce module vous fournit des outils essentiels de gestion de projet. Il vous permet de créer des projets avec des tâches, des sous-tâches et des jalons afin que vous puissiez clairement hiérarchiser vos objectifs et vos activités quotidiennes. Vous pouvez également construire des diagrammes de Gantt pour analyser l’avancement de chaque projet et les dépendances entre les tâches.
Le module Projets permet également de définir des autorisations d’accès individuelles pour chaque élément du module et de créer des projets privés. Les fonctions intégrées de suivi du temps et les rapports générés automatiquement vous aident à garder un contrôle total sur ce qui doit être fait.
Le module pour ajouter un serveur de messagerie sous votre nom de domaine et créer des boîtes aux lettres d’entreprise pour tous les membres de votre équipe. L’agrégateur intégré vous permet de collecter et de stocker tous vos courriels en un seul endroit, même si vous avez plusieurs comptes de messagerie. Les fonctions de gestion des courriels, telles que le filtrage et les balises, vous permettent de traiter efficacement des tonnes de lettres électroniques.
Le module Mail est étroitement intégré à d’autres modules, de sorte que vous pouvez lier des fils de discussion ou des messages distincts à vos contacts dans le module CRM et joindre à vos messages n’importe quel fichier du module Documents.
CRM
Le système de gestion de la relation client intégré est un outil puissant pour gérer les processus commerciaux et créer des bases de données clients. Les fonctionnalités de ce module vous permettent de gérer les interactions avec les clients et les clients potentiels à l’aide de cartes de contact, d’opportunités de vente, de formulaires web-to-lead, de tâches et de l’historique des communications.
Vous pouvez également créer des factures en sélectionnant des clients dans vos bases de données CRM et préparer des rapports pour mieux comprendre ce qui se passe dans votre entreprise. Une autre fonctionnalité utile de ce module est la possibilité de passer des appels et d’y répondre directement depuis le CRM grâce à l’intégration Twilio.
Calendrier
Avec ce module, vous avez la liberté de créer des calendriers individuels ou de groupe pour suivre tous les événements importants et ne rien manquer. Vous pouvez définir des événements d’une journée, de plusieurs jours ou récurrents dans votre calendrier et envoyer une invitation à n’importe quel utilisateur. L’outil de notification envoie automatiquement des rappels afin que vous n’ayez pas à tout garder à l’esprit.
Si vous avez des calendriers dans d’autres services, vous pouvez importer des événements et synchroniser votre calendrier à l’aide du protocole CalDAV. Cela s’applique à Google Calendar, Apple iCal ou Yahoo.
Tous les modules mentionnés ci-dessus peuvent être désactivés, ce qui vous permet de choisir ce dont vous avez réellement besoin et de créer un environnement de travail personnalisé.
Sécurité renforcée
La sécurité des données est probablement le défi le plus difficile auquel sont confrontées toutes les entreprises aujourd’hui. Pour ce but, ONLYOFFICE Workspace apporte un ensemble complet de fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger vos données sur tous les fronts : chiffrement des données au repos et en transit, authentification LDAP/Active Directory, surveillance des activités, rapports d’audit, gestion des droits d’accès et bien plus encore. Toutes ces fonctionnalités permettent à ONLYOFFICE Workspace d’être entièrement conforme au RGPD. De plus, ONLYOFFICE Workspace est 100% open-source, ce qui garantit transparence et fiabilité.
Dans la dernière version de la solution, les mesures de sécurités sont bien plus renforcées avec la protection de la procédure de connexion, des limites pour les adresses IP et les tentatives de connexion, nouveaux paramètres de mots de passe.
Le partage de documents est sécurisée aussi via des limites de temps et des mots de passe pour les documents partagés en externe.
Conclusion
ONLYOFFICE Workspace est un bureau en ligne open-source qui comprend tous les composants nécessaires pour créer un environnement collaboratif entièrement fonctionnel, à la fois sur votre serveur et dans le nuage. Pour les petites équipes, il existe des éditions gratuites, tandis que les grandes entreprises peuvent opter pour une version commerciale avec une période d’essai gratuite. Essayez d’implémenter ONLYOFFICE Workspace localement ou inscrivez-vous sur le cloud pour voir s’il répond aux besoins de votre équipe.
