Fini le papier, place au digital ! La numérisation des factures s’impose comme une nécessité pour les entreprises. Qu’il s’agisse de se conformer aux nouvelles obligations légales ou d’optimiser la gestion administrative, cette évolution promet des gains d’efficacité appréciables.
Mais par où commencer ? Quelles sont les étapes clés et les bonnes pratiques à suivre ? Nous vous dévoilons tout ce qu’il faut savoir pour mener à bien ce chantier de transformation et profiter de tous ses bénéfices.
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Plan de l'article
Pourquoi numériser ses factures ?
En basculant vers la numerisation des factures, l’objectif est clair :
- simplifier ;
- optimiser
- et rationaliser les processus tout en réduisant les coûts.
Vous accéderez à une information centralisée et fiable pour un pilotage plus fin de votre activité. Cette transition numérique vous permettra également de réduire votre empreinte carbone. Plus besoin d’imprimer des liasses de factures et de les envoyer par courrier.
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Vous pourrez traiter l’ensemble du cycle de vie des documents de manière dématérialisée. Une démarche vertueuse pour l’environnement qui s’inscrit dans une logique RSE.
Enfin, en adoptant des factures électroniques grâce à un logiciel facture électronique, vous vous mettrez en conformité avec le nouveau cadre réglementaire. La loi exige en effet que toutes les entreprises basculent vers ce format.
Il vaut mieux donc prendre les devants pour être prêt le moment venu. Vous éviterez ainsi tout risque de pénalités et aborderez ce virage en toute sérénité. Le jeu en vaut la chandelle !
Les étapes clés de la transition numérique
Pour tirer pleinement parti de la facturation électronique, une méthodologie rigoureuse s’impose. La première étape consiste à auditer l’existant, en dressant un état des lieux exhaustif de vos processus de facturation. Rien ne doit être laissé au hasard. Cet examen approfondi vous permettra d’identifier les points d’amélioration et de définir un plan d’action détaillé.
Vous pourrez alors sélectionner la solution de dématérialisation la plus adaptée à vos besoins. Veillez à opter pour un outil performant, comme un logiciel GED, qui automatise un maximum de tâches et assure un haut niveau de sécurité.
Il devra pouvoir gérer tous les formats de factures et s’interfacer avec votre écosystème informatique. L’essentiel est de pouvoir industrialiser le traitement de vos factures de bout en bout.
Dernière étape, et non des moindres : accompagnez vos équipes dans ce changement. La dimension humaine est la clé pour assurer l’adhésion de tous au projet.
Communiquez régulièrement sur les avantages de la démarche, formez les collaborateurs aux nouveaux outils et instaurez un support dédié pour répondre à leurs interrogations. En impliquant vos équipes à chaque étape, vous faciliterez grandement l’appropriation de ce nouveau mode de fonctionnement.
Bonnes pratiques et conseils d’expert
Pour une numérisation des factures réussie, quelques bonnes pratiques s’imposent. Veillez d’abord à la qualité des données. Une information fiable et à jour constituera le carburant de votre nouvelle solution.
Prenez le temps de toiletter vos bases tiers, d’harmoniser vos référentiels et de dédoublonner les informations. Ces efforts préalables vous feront gagner un temps précieux par la suite et renforceront la pertinence de votre outil.
Pensez aussi à impliquer vos clients et fournisseurs dans la démarche. Ils seront directement concernés par votre nouvelle politique de facturation. Informez-les en amont des changements à venir, expliquez-leur les bénéfices qu’ils pourront en tirer.
Ils apprécieront cette démarche proactive et transparente. Vous pourrez même les inviter à utiliser votre portail web pour fluidifier encore davantage leurs échanges avec vos services.
Enfin, n’hésitez pas à vous faire épauler par des experts. La numérisation des factures est un projet d’entreprise qui peut vite s’avérer complexe. Entre le choix d’une solution adaptée, son paramétrage, la sécurisation des flux et la conduite du changement, il y a de quoi se sentir dépassé. Le recours à un partenaire expérimenté vous fera gagner un temps précieux, tout en vous assurant un déploiement sans accroc.
Quelles perspectives pour demain ?
La numérisation des factures n’est que la partie émergée de l’iceberg. Elle ouvre la voie à une transformation digitale plus globale de la fonction finance. Fort des gains obtenus sur le processus de facturation, vous pourrez étendre la dynamique à d’autres activités chronophages.
L’intelligence artificielle viendra enrichir encore les possibilités offertes par cette dématérialisation. Grâce au machine learning, votre outil apprendra à reconnaître les informations clés de vos factures pour les imputer automatiquement dans votre comptabilité.
Des algorithmes toujours plus poussés détecteront les anomalies, préviendront les fraudes et optimiseront vos prévisions de trésorerie. De quoi fiabiliser votre clôture des comptes tout en accélérant la production de vos reportings financiers.
À terme, une véritable réinvention de la fonction finance s’annonce. Libérés des activités transactionnelles répétitives, vos collaborateurs pourront se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Analyse des données, conseil au business ou optimisation du BFR, tout sera passé au crible.
Les équipes gagneront en agilité pour mieux épauler les opérationnels dans leurs décisions stratégiques. Une mutation profonde fera des Directions Financières de véritables Business Partners, au service de la performance durable de l’entreprise. C’est une révolution qui est en marche !
